考え方を学んで効率的に！タスク管理で仕事を上手く進める方法

　「気づいたらもう夕方！まだ仕事がたくさん残っているのに」「タスクが多くて何からやっていいか分からない」そんな経験はありませんか？

　タスク管理で業務をうまくコントロールできるようになれば、仕事を効率的に進められるようになります。他にも、仕事の漏れや遅延が防止できますし、業務の生産性もアップするでしょう。

　この記事では、仕事を効率的にこなしていくためのタスク管理方法と重要な考え方、より効率的にこなせるようになるスクールなどを紹介します。

業務を効率的に進める人のタスク管理の特徴

　タスク管理が上手にこなして、仕事を効率的に進めている人は、どのような特徴があるのでしょうか？ここではそのような人の特徴や考え方を紹介します。

タスクを可視化している

　タスク管理が上手い人は、TO DOリストや専用ツールなどを活用して、どんなタスクがあるかを目で見える形にして把握しています。さらに、タスクを細分化して、それぞれのボリュームを理解して、業務にかかる時間を把握しています。

　タスクを可視化すれば、これから自分が何をすればいいか？その次に何をするのか？が分かりやすくなります。「あれもやらないといけないんだった！」「こっちを先にやっておけばよかった」ということもなく、時間配分を考えながら動けるようになります。

重要なタスクからこなしている

　タスク管理が上手い人は、目の前のタスクをただこなしているだけでなく、それぞれのタスクの締め切りがいつか？重要度はどれくらいか？をあらかじめ把握しています。そして、タスクに優先順位をつけて、何から手をつけるべきかを考えてこなしています。

　優先順位を付けておけば、効率的に複数のタスクを進められるでしょう。一度にたくさんのタスクを抱えたときに、効率的にこなせるようになるためには、優先順位を付ける習慣を身につけておきたいものです。

他の人のタスクも意識している

　タスク管理が上手い人は、他の人のタスクも意識して行動しています。他の人のタスクに遅れが出ると、自分の仕事を含めた全体に影響が出てしまうでしょう。そういった影響が最小限になるように検討したり、遅れているタスクのサポートに入ったりします。

　他のメンバーのタスクの進行状況を把握しながら進めるスキルも求められますが、なによりコミュニケーションが大切です。情報共有を適切に行い合えるスキルは、タスク管理には重要です。

なんでも自分でやろうとしない

　急なトラブルやタスクの増加などによって、自分のタスクに遅れが出ることもあるでしょう。そういった場合には、抱え過ぎない判断も必要です。ときには、周りに相談したり、お願いされたことを断ったり、振り分けてお願いすることも検討します。

　自分の仕事を自分でやるのは当たり前ですが、それによって周りの仕事を遅らせてしまっては意味がありません。抱え過ぎてしまわないように周囲とコミュニケーションを取りながら進めることも大切です。

とにかく手を動かしている

　タスク管理が上手い人は、基本的にだらだら悩むことをしません。常に手を動かして、タスクをこなしています。どんなタスクがあるかを把握して、それぞれの優先順位が付けられているので、今やるべきことが分かっている状態なのです。

　そのため、マルチタスクをしているというより、細かいタスクをスピーディにこなすイメージで取り掛かっています。ただ悩む前にとにかくやる、が大切なのです。

業務を効率的に進めるためのタスク管理の考え方

　タスク管理をして仕事を効率的に進めていくには、いくつかの押さえておきたい考え方があります。ここでは、タスク管理が上手になる考え方を紹介します。

業務の優先順位をつける

　タスク管理で重要なのは、業務の優先順位です。いろんなタスクをマルチタスクでこなすのではなく、業務に順位を付けてシングルタスクでこなすと効率的に進められます。

　業務の優先順位は、「重要度」と「緊急度」の2つの軸で考えていきます。

　この表は「アイゼンハワーマトリクス」と呼ばれるものです。タスクをこの表に並べてみましょう。そして、右上のものから順に対応していきましょう。

　左上（優先順位が2番目に高い）は、つい後回しにされやすいものです。しかし、ここにあるタスクは、時間が経つとともに右上（優先順位が最も高い）に移動して行くことも多いものです。今は緊急度が低くても、蔑ろにせずに、緊急度も重要度も高くなる前にこなしてしまいましょう。

　もし順位がつけられないときは、どれが優先事項なのかを上司に確認することも大切です。

Quarity・Cost・Delivaryを意識する

　「QCD」もタスク管理で重要な考え方です。

　QCDとは、「Quality（品質）」「Cost（コスト）」「Delivery（納期）」のことです。この3つは、どれかを選ぶと他の2つが失われるというトレードオフの関係にあります。例えば、「品質を上げる」には、「コストをかける」「納期を伸ばす」の片方もしくは両方をしなくてはなりません。

　抱えているタスクの優先事項がどれなのか？を確認・意識して行動することが大切です。なお、優先事項がどれか分からない時は、上司に確認してみましょう。

KPTで振り返る

　タスク管理をしながら業務を進めたら、週末や月末などに振り返ってみましょう。そうすれば、課題が浮き彫りになり、よりどうしていけばいいか？が見えてきます。

　タスク管理の振り返りには、「Keep（継続すべきこと）」「Problem（抱えている問題）」「Try（挑戦すること）」の3つを考えてみましょう。

　「優先順位の付け方は間違っていなかった」「周りと情報共有しながら進められたら、もっとスムーズに仕事を進められた」「次はコミュニケーションに気をつかおう」など、自分の行ったタスク管理を客観的に振り返れば、よりタスク管理が上手くなれるでしょう。

業務を効率的に進めるためのタスク管理方法

　それでは、どのようにタスク管理をして、業務を効率的に進めていけばいいのでしょうか？ここでは、タスク管理を改善するステップを紹介します。

タスクの可視化

　まずは、タスクを可視化しましょう。そのために、抱えているタスクを洗い出し、具体的に細分化します。そして、それぞれの業務のボリューム感を掴むために、それぞれがどれだけ時間がかかるのかをメモしていきます。もちろん業務の準備にかかった時間もメモしましょう。

　それぞれの業務がどれくらいの時間がかかるものなのかが掴みやすくなるでしょう。こうすれば、スケジュールを守るにはどのタスクからこなしていくべきか？が考えやすくなります。対応期間が重なるタスクが複数あっても、タスクの抜けや漏れも防げるでしょう。

タスクを組み込んで、理想的なスケジュールを組んでみる

　タスクを洗い出せたら、スケジュールを組んでみましょう。このときに業務の優先順位をつける「重要度」と「緊急度」を意識しましょう。

　どんなに理想的なスケジュールを組んでも、突然のトラブルや新しいタスクの発生で、その通りには進まないものです。なんらかのトラブルが発生するかもしれないことを見越して、余裕を持ったスケジュールにしましょう。そして、実際にこれに沿って仕事をしてみましょう。

振り返って改善しつづける

　どんなに考えたスケジュールに沿って仕事をしても、うまくいかないことも出てくるでしょう。また、新しいタスクが発生して、積みあがっていくかもしれません。無理があったところはないか、無駄な時間などはなかったかなど、チェックしてみましょう。

　定期的に「KPT」を繰り返すことで、きっと自分に合った働き方ができるようになるでしょう。

業務を効率的に進めるためのタスク管理のポイント

予定に余裕を持たせる

　タスクが予定通りに進まないことを考慮して、あらかじめスケジュールには余裕を持たせておきましょう。何かトラブルがあったり、新しいタスクが出てきたりして、物事が予定通りに進まないこともあります。ずれ込んでも大丈夫なように、余裕を持たせることが大切です。

　ただ、余裕を持ちすぎると、逆に油断してしまうこともあります。油断しないのは絶対ですが、適度な余裕を心がけて油断を防ぐようにもしましょう。

タイムマネジメントに務める

　仕事には「タスクに使える時間」と「使えない時間」とがあります。会議や商談は100％タスクには使えない時間です。一方、移動や出張などはある程度時間が使えるでしょう。情報収集などのちょっとしたことならできるかもしれません。

　どの時間ならタスクがこなせるのか？どの時間はタスクに使えないのか？を意識して、時間の使い方を考えてみましょう。

コミュニケーションやパソコンスキルを学ぶ

　この記事で紹介してきたとおり、コミュニケーションスキルはタスク管理においてとても重要です。全体の仕事が遅れてしまわないように、情報共有をしながら仕事を進めることは必須です。

　また、同じくらい重要なのがパソコンスキルです。例えば、ショートカットキーも覚えていればタスクにかかる時間は意外と短くなります。ほかにも、人力でやっていたことがクリック1つでできるようになるかもしれません。

　これらのテクニックを身につけると、タスクを効率的に進めていけるでしょう。コミュニケーションやパソコンスキルをオンラインで学べるスクールも増えてきました。これらの受講するのも1つの方法でしょう。

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タスク管理をして仕事をこなそう

　タスク管理は、業務を効率的に進めていく上でとても重要なものです。そのため、しっかりとやっていきたいことですが、タスク管理に時間をかけすぎてしまっては本末転倒です。

　業務に抜けや漏れがなく、生産性といった効率をアップするために行うものとして、少しずつ向き合ってみましょう。考え方を押さえて少しずつ改善していけば、業務を効率的に進める強い味方になってくれるでしょう。