紙資料を電子化すること。また、そのような資料を活用すること。
紙で管理している情報をペーパーレス化したことで、場所にとらわれず働けるようになった。
紙媒体の資料をスキャンしてデータ化し、パソコンやタブレット端末で活用する。多くの企業で保存資料のPDF化や、会議資料をデータで配布するなどの取り組みが行われている。ペーパーレス化において必要なことは、資料の作成・活用・管理を一貫してデータで扱えるようになることである。ただ紙資料をデータ化するだけでなく、紙の必要性を無くすことで推進される取り組みなのである。
e-文書法や電子帳簿保存法などの法律で電子データでの保管が容認されていない文書がある。例えば、仕訳帳などの国税関係帳簿や損益計算書などの決算関係書類などである。したがって、すべての紙資料を排除するのではなく、紙で管理するものとデータで管理するものを明確にすることが必要である。
- メリット
印刷コストが削減される
キーワード検索で資料探しが楽になり、業務の効率化に結び付く
場所にとらわれず情報共有ができる
収納スペースを必要としない
紙の消費が抑えられ、環境保全に繋がる
- デメリット
停電時や災害時などは閲覧できなくなる可能性がある
端末やシステム導入にコストがかかる
使用に慣れる必要がある
- 似た言葉
業務の効率化
