転職活動をしていると、採用担当者とメールでやりとりする機会が多くあります。メールはビジネスマナーの1つですが、書き慣れていないと難しいものです。この記事では、転職活動におけるメールの書き方やポイント、そしてシーン別の具体例を紹介します。
転職活動のメールには２つのポイントがあります。
・転職活動のメールは「ビジネスメール」で書く
・メールは簡潔に「1往復半」で伝える
採用担当者とのやりとりはビジネスのコミュニケーションなので、ビジネスメールで書きます。ビジネスメールには、プライベートメールとは違った型やマナーがあります。それらをしっかりと理解して、型やマナーに沿って書くことが求められます。
また、採用担当者は毎日多くの応募を管理しています。メールのやりとりをしているのは、あなた1人だけではありません。そのため、だらだらとやりとりを続けるのではなく、用件を簡潔に伝えることが大切です。基本的に、やりとりを「1往復半」で終わらせるつもりで作成していきます。
「担当者とのメールのやりとりが、うまくできるか不安だ」「調整や交渉は、プロにお願いしたい」という人は、転職エージェントを使うのがオススメです。キャリアコーディネーターが、あなたの代わりに企業とやりとりをしてくれます。面接日程の調整や、条件の交渉も対応してもらえます。
おすすめの転職エージェントは「おすすめの転職エージェント・転職サイト一覧～～特徴と選び方を解説」の記事にまとめています。
転職活動のメールの書き方
基本的な形はビジネスメールと同じですが、転職活動時だからこその違いもあります。
転職活動のメールの基本的な構成は「1. タイトル」「2. 宛先」「3. 本文」「4. 署名」です。
「タイトル」は内容と送信者がわかるように
採用担当者から送られたメールに返信する場合、タイトルは変えません。「全員に返信」を押せば、送られたタイトルに自動的に「Re」（返信の意）が付くので、そのままのタイトルで送信しましょう。
こちらから送信する場合、「要件＋名前（フルネーム）」をタイトルにします。例えば、「履歴書送付の件（出路樽 桃子）」というタイトルなら、受け取った採用担当者も「出路樽さんが履歴書を送ってくれたんだな」とすぐに分かります。
名前を書かずに送信する人もいますが、採用担当者は毎日多くの履歴書や日程調整メールを受け取っています。タイトルに名前がなければ、誰から届けられたのかが分かりにくく、他の候補者のメールに埋もれてしまう可能性もあります。転職活動でこちらからメールを送るときは、タイトルに名前を添えるようにしましょう。
・送られてきたメールに対する返信：タイトルは編集しない
・こちらからメールを送信：「要件＋名前（フルネーム）」
「宛先」は正式名称で書く
宛名は「応募企業名」「採用担当者の所属」「採用担当者名」を省略せずに書きます。担当者の所属や名前が分からない場合は「採用担当者様」と書きましょう。宛先には、間違いがあっては印象が悪くなることもあります。送る前には、間違っていないか必ず確認しておきましょう。
「本文」は簡潔を心がける
本文は「あいさつ」「内容」「締め」の三段階に分かれています。順を追って確認してみましょう。
あいさつ
あいさつは、通常のビジネスメールと同じように「お世話になっております。」ではじめます。はじめてやりとりをする場合は、「お世話になっております」ではなく「初めてメールをお送りいたします」や「はじめて連絡させていたします」の言葉を添えて、初めてやりとりする相手だと伝えます。
その次に、自分が何者かを伝えます。ただシンプルに名前を書くだけでもいいですが、「〇〇職に応募しております〇〇（名前）です」というように、「自分が採用担当にとってどういった人物か」を添えると親切です。
とくに、はじめてのメールでは「転職サイト「〇〇〇」の求人を拝見し、連絡をさせていただきました」と、どのような経緯でメールを送っているのかを添えると、担当者もその後の対応がしやすくなります。
なお、現職の社名は書かなくて構いません。会社の代表として行うやりとりをするのではなく、個人の活動だからです。
・過去にやりとりを行っている場合：「お世話になっております。」＋「自己紹介」
・はじめて送る場合：「はじめまして」＋「自己紹介」＋「送付の経緯」
内容
簡潔に伝えるために、内容の要点・結論を最初に伝えてから、詳細を書いていきます。「起承転結」ではなく、「要点」→「理由」→「例」→「要点」の順を意識するようにしましょう。
どのようなタイミングで送るメールなのかによって、書く時のポイントも大きく変わってきます。具体例とポイントは、この後の「転職活動メールのシーン別具体例」の章で確認します。
なお、「要点」→「理由」→「例」→「要点」の型を「PREP型」といいます。伝えたいことを簡潔に書くときに役立つので、転職に必要な書類だけでなくビジネス文書を書くときには身につけておきたい型です。
締め
内容を書いたら、最後に締めのあいさつを添えます。転職活動のメールもビジネスメールの締め方と違いはありません。一般的なものとして「何卒よろしくお願い申し上げます」「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」などがあります。相手に何かをお願いする場合などは「恐れ入りますが」などの言葉を添えて、恐縮の気持ちを表してもいいでしょう。
「署名」は個人の情報だけを書く
メールの終わりには署名を入れます。転職活動時の署名には「氏名」・「住所」・「電話番号」・「メールアドレス」を入れます。一般的に、ビジネスメールでは署名に企業名を入れますが、転職活動時のメールには入れません。転職活動は会社の代表として行う活動でなく、個人で行う活動だからです。
転職活動メールのシーン別具体例
ここでは企業にメールを出す時の例文とポイントを見ていきましょう。
【応募】応募資料を添付して、求人に応募する時のメール例
株式会社□□□
採用ご担当者様
初めてご連絡いたします。出路樽 桃子と申します。
求人サイト「〇〇〇」にて、貴社の営業職の求人を拝見し、
応募させていただきたくご連絡を差し上げました。
現職では印刷営業の職務に従事しております。
貴社が募集されている営業職にも、経験やスキルでお役に立てるものと存じます。
履歴書と職務経歴書を添付いたしますので、
お目通しいただけますと幸いです。
・220912_履歴書_出路樽桃子.pdf
・220912_職務経歴書_出路樽桃子.pdf
ぜひ一度、面接の機会をいただければと存じます。
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
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出路樽 桃子
東京都品川区西五反田〇-〇-〇
momoko_digital@◇◇◇.jp
080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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・初めてメール送る場合、「初めてメールをお送りします」「転職サイト「〇〇〇」の求人を拝見し、連絡をさせていただきました」といった言葉で、自分がどのような人物かを伝えます。
・自己PRを添える場合は、長々と書かずに3～4行程度にとどめます。しっかりと書くことで採用担当者に興味を持ってもらえる可能性がありますが、長すぎては読む方も大変です。他の応募者との差が出やすい部分ですが、履歴書や職務経歴書にも同様のことを書いているため、簡潔にまとめるようにします。
【日程調整】面接日程を候補日から選ぶ時のメール例
株式会社□□□
人事部 上野 昇様
お世話になっております。
営業職の求人に応募しております、出路樽です。
この度は、面接の日程調整のご連絡、誠にありがとうございます。
下記のいずれかの日程で、お伺いさせていただきますと幸いです。
9月22日（木） 13時～いつでも可能
9月26日（月） 終日
ご多用のところ恐れ入りますが、
何卒よろしくお願いいたします。
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出路樽 桃子
東京都品川区西五反田〇-〇-〇
momoko_digital@◇◇◇.jp
080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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・候補を複数提示された場合、複数の日程を選択します。返信をするまでの間に、採用担当者の予定が変わってしまうこともあります。担当者も選べるように配慮をしましょう。
・希望日時は、日時・曜日をしっかりと書きます。日時だけでは、勘違いも起こりやすいので避けましょう。
・「面接日程を調整いただき、ありがとうございます」など、採用担当者への感謝も忘れずに。
【日程調整】自分から面接の希望日時を提示する時のメール例
株式会社□□□
人事部 上野 昇様
お世話になっております。
営業職の求人に応募しております、出路樽です。
書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りします。
下記の日程にお伺いすることが可能ですので、
ご調整いただけますと幸いです。
9月22日（木） 13時～いつでも可能
9月26日（月） 終日
9月27日（火） 13時～16時（17時までに終了希望）
ご多用のところ恐れ入りますが、
何卒よろしくお願いいたします。
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出路樽 桃子
東京都品川区西五反田〇-〇-〇
momoko_digital@◇◇◇.jp
080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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・候補日時は、別の日付で3つ以上提示しましょう。採用担当者が選べるように配慮することが大切です。
・「13時～15時」と書くと、「15時スタートは可能なのか」「15時までに終了してほしいのか」が伝わりません。「13時～15時面接開始希望」「17時までに面接終了を希望」「13時以降はいつでも可能」など、何時なら対応できるのかが伝わるように書きましょう。
【日程調整】面接日を提示された候補日以外で打診する時のメール例
株式会社□□□
人事部 上野 昇様
お世話になっております。
営業職の求人に応募しております、出路樽です。
この度は、面接の日程調整のご連絡をくださり、ありがとうございます。
ぜひ、選考に参加させていただきたく存じます。
大変申し上げにくいのですが、ご連絡いただきました日程は、
現職の出張と重なっており、お伺いすることができかねます。
つきましては、下記の日程から再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
9月22日（木） 13時～いつでも可能
9月26日（月） 終日
9月27日（火） 13時～16時（17時までに終了希望）
誠に勝手なお願いで申し訳ございません。
ご検討いただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
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出路樽 桃子
東京都品川区西五反田〇-〇-〇
momoko_digital@◇◇◇.jp
080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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・調整してもらった日程で対応できないことに対して、お詫びの気持ちを伝えます。
・調整できない理由を必ず添えます。あいまいにせず、理解してもらえるようにやむを得ない事情を伝えます。
・候補日時は、別の日付で3つ以上提示します。
・「13時～15時面接開始希望」「17時までに面接終了を希望」「13時以降はいつでも可能」など、何時なら対応できるのかが伝わるように書きます。
【日程調整】調整済みの面接日時を変更する時のメール例
株式会社□□□
人事部 上野 昇様
お世話になっております。
営業職の求人に応募しております、出路樽です。
9月22日（木）14時にお約束しておりました面接につきまして、
再度日程の調整をお願いしたく、ご連絡いたしました。
急遽顧客対応が入り、お約束の時間に面接に伺えなくなってしまいました。
ご調整いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
大変恐縮ではございますが、
もし可能でしたら、下記の日程への変更をご検討いただけますと幸いです。
9月26日（月） 終日
9月27日（火） 13時～16時（17時までに終了希望）
9月29日（木） 終日
9月30日（金） 終日
お手数をおかけし申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
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出路樽 桃子
東京都品川区西五反田〇-〇-〇
momoko_digital@◇◇◇.jp
080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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・調整してもらった日程で対応できないことに対して、お詫びの気持ちを伝えます。
・調整できない理由を添えると理解を得やすいものです。あいまいにせず、できるかぎりやむを得ない事情を伝えます。
・候補日時は、別の日付で3つ以上提示します。
・時間は24時間制で書きます。例えば「2時」と書かずに「14時」と書くようにしましょう。
・「13時～15時面接開始希望」「17時までに面接終了を希望」「13時以降はいつでも可能」など、何時なら対応できるのかが伝わるように書きます。
・面接当日も、面接を始める時に日程変更のお礼を言います。
【内定返信】内定通知に承諾する時のメール例
株式会社□□□
人事部 上野 昇様
お世話になっております。
内定の通知をいただきました、出路樽です。
この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
謹んでお受けいたします。
これまでの経験を活かし、貴社に貢献できるよう努めてまいります。
今後の入社までの流れや手続きにつきまして、ご教示いただけますと幸いです。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
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出路樽 桃子
東京都品川区西五反田〇-〇-〇
momoko_digital@◇◇◇.jp
080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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・連絡をもらったら、なるべく早く返信をしましょう
・意気込みなども添えると、気持ちも伝えられます
【内定返信】内定を辞退する時のメール例
株式会社□□□
人事部 上野 昇様
お世話になっております。
内定の通知をいただきました、出路樽です。
大変恐縮ではございますが、慎重に検討させていただきましたところ、
内定を辞退したくご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、
このような結果となりましたこと、誠に申し訳ございません。
また、メールでのご連絡となりましたことを、重ねてお詫びいたします。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
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出路樽 桃子
東京都品川区西五反田〇-〇-〇
momoko_digital@◇◇◇.jp
080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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・内定を辞退する理由を、細かく書く必要はありません
・選考のために貴重な時間を割いてもらったことへの感謝と、承諾できないことへのお詫びの気持ちを添えましょう
【内定返信】内定通知に考えたいと返信する時のメール例
株式会社□□□
人事部 上野 昇様
お世話になっております。
内定の通知をいただきました、出路樽です。
この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
本来であれば、すぐにでも承諾のお返事をすべきところですが、
現在ほかにも選考中の企業があり、全ての選考結果を聞いた上で判断したいと考えております。
大変恐縮ではございますが、
9月23日（金）までお待ちいただくことは可能でしょうか。
ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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出路樽 桃子
東京都品川区西五反田〇-〇-〇
momoko_digital@◇◇◇.jp
080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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・すぐに回答できない理由を、簡潔に伝えましょう。「他社で選考中」を理由とする場合、選考中の企業名を書く必要はありません
・「ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが」などの言葉で、すぐに回答できないことに対して、お詫びの気持ちを添えます
【問い合わせ】質問や相談をする時のメール例
株式会社□□□
人事部 上野 昇様
お世話になっております。
内定の通知をいただきました、出路樽です。
この度は、テレワークについてお伺いしたく、連絡いたしました。
面接で「テレワーク可能」と伺いましたが、こちらは利用の条件などはございますでしょうか。
差し支えなければ、具体的な利用条件についてお教えいただけますと幸いです。
お手数をおかけし申し訳ございませんが、
ご検討のほどよろしくお願いいたします。
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出路樽 桃子
東京都品川区西五反田〇-〇-〇
momoko_digital@◇◇◇.jp
080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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・問い合わせる内容がホームページや資料に書かれていないか必ず確認し、どうしても分からない場合に問い合わせます
・すでに決まったことの変更を相談する場合には、「こちらの勝手な都合で、誠に申し訳ございません」などの言葉で謝ることを忘れずに
【問い合わせ】返信や選考結果が来ない時のメール例
株式会社□□□
人事部 上野 昇様
お世話になっております。
営業職の求人に応募しております、出路樽です。
先日は面接の日程についてご連絡いただき、誠にありがとうございました。
9月12日（月）に、面接の希望日程をお送りいたしましたが、その後いかがでしょうか。
ご調整が難しい場合は、再度日程をお送りしますので、お申しつけください。
ご多用の折、大変恐縮ですが、
ご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
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出路樽 桃子
東京都品川区西五反田〇-〇-〇
momoko_digital@◇◇◇.jp
080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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・迷惑メールボックスに入ってしまっていないか、確認をした上で送信します
・急かすのではなく、いつ頃になりそうかを伺う姿勢で書きます
・期日を過ぎてすぐにメールするのでなく、3日経過してから確認します
・期日が決まっていない場合は、問い合わせのメールをしてから1週間ほど経過してから確認します
【辞退】選考を辞退したい時のメール例
株式会社□□□
人事部 上野 昇様
お世話になっております。
営業職の求人に応募している、出路樽です。
私事で大変恐縮でございますが、
今後の選考を辞退させていただきたく、連絡いたしました。
貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
また、メールでのご連絡となってしまい、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ではございますが、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
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出路樽 桃子
東京都品川区西五反田〇-〇-〇
momoko_digital@◇◇◇.jp
080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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・選考を辞退する理由を、細かく書く必要はありません
・選考のために貴重な時間を割いてもらったことへの感謝を添えましょう
転職活動時のメールのポイントと注意点
返信する時は「全員に返信」で
担当者とやりとりをしていると、メールアドレスの「宛先（TO）」だけでなく「CC」にメールアドレスが入っていることがあります。基本的に、転職活動のメールの場合は「全員に返信」を選択して、「CC」を編集せずに返信します。なお、「TO」「CC」「BCC」の違いは、次のとおりです。
| TO |
|---|
| 必ず読んでほしい人の宛先が入る 採用担当・採用窓口のアドレス入ることが多い |
| CC |
|---|
| 参考までに読んでほしい人の宛先が入る 採用担当の上席・採用担当窓口のアドレスが入ることが多い |
| BCC |
|---|
| 参考までに読んでほしいが、メールの受信者には、メールを送っていることを知られたくない宛先が入る 転職活動メール送信時に、ここに何か入れることはない |
添付データは「氏名」や「日付」で分かりやすく
添付するファイルには分かりやすい名前を付けましょう。採用担当者は複数の履歴書を受け取っています。ただ「履歴書」という名前をつけるのではなく、「日付」や「氏名」があると担当者が管理しやすくなります。
例
「220915_履歴書_出路樽桃子」
「20220915_職務経歴書（出路樽桃子）」
添付ファイルの容量が大きすぎると、送受信に時間がかかってしまい、担当者の負担になります。添付ファイルは1通あたり2MBまでに抑えるようにしましょう。
履歴書を送る際に指定のクラウドストレージがある場合は、それに従います。また、メールにそのまま添付するのがセキュリティ面で気になる場合にも、クラウドストレージサービスを使うと良いでしょう。
言い回しを工夫して気持ちを伝える
メールで使える言い回しをいくつか覚えているだけでも、気持ちを書きやすくなります。ここでは代表的な言い回しを紹介します。
| ～していただけますと幸いです |
|---|
| 「～してください」の意味 相手に何かをしてもらうようお願いするときに使います。 |
| 承知しました |
|---|
| 「了解しました」の意味 何かしらを了承したときに使います。同じ意味の「かしこまりました」も使えます。 |
| 問題ございません |
|---|
| 「大丈夫です」「結構です」は、はい・いいえのどちらにも受け取れるので、使わないようにしましょう。 |
| 恐れ入りますが、～ |
|---|
| 「自分の行動を申し訳なく思う気持ち」を表すだけでなく、 「相手に何かをお願いする」ときに沿えると、カドが立たないように聞こえます。 |
| お手数おかけしますが、～ |
|---|
| 「相手に手間をかけさせて申し訳なく思う気持ち」を表すだけでなく、 「相手に何かをお願いする」ときに沿えると、カドが立たないように聞こえます。 |
| ～できかねます |
|---|
| 「できません」の意味 提案などを断る場合には、必ず「どうすれば対応できるのか」を添えるようにしましょう。 |
簡潔に伝えるライティングテクニック
メールで簡潔に伝えるには、形式に沿う以外にも方法があります。メールをより読みやすくするために、次のことに気を付けるのもおすすめです。
20～30文字で改行する
× 大変申し上げにくいのですが、ご連絡いただきました日程は、現職の出張と重なっており、お伺いすることができかねます。つきましては、下記の日程から再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
〇 大変申し上げにくいのですが、ご連絡いただきました日程は、
現職の出張と重なっており、お伺いすることができかねます。
つきましては、下記の日程から再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
箇条書きにして読みやすくする
× 9月22日（木）と9月26日（月）と9月27日（火）のいずれも終日
〇 ・9月22日（木） 終日
・9月26日（月） 終日
・9月27日（火） 終日
インデントを下げて読みやすくする
× お目通しいただけますと幸いです。
・220912_履歴書_出路樽桃子.pdf
・220912_職務経歴書_出路樽桃子.pdf
〇 お目通しいただけますと幸いです。
・220912_履歴書_出路樽桃子.pdf
・220912_職務経歴書_出路樽桃子.pdf
二重敬語を使わない
× この度は、働き方についてお伺いしたく、ご連絡させていただきました。
〇 この度は、働き方についてお伺いしたく、ご連絡いたしました。
主語と述語を近づける
× 貴社の営業職の求人を、求人サイト「〇〇〇」にて拝見しました。
〇 求人サイト「〇〇〇」にて、貴社の営業職の求人を拝見しました。
ですます調で書く
× 選考に参加させていただきたく思う。
〇 選考に参加させていただきたく思います。
転職活動のメールを送る前に確認したいポイント
- 相手からメールが届いてから24時間以内の返信か
- 返信が遅れている場合は、お詫びの一言を添えているか
- 自分からメールを送るときのタイトルは「要件＋名前」になっているか
- 向こうから送られたメールのタイトルを編集していないか
- 「全員返信」で返信しているか
- 相手のメール本文は消さずに残して返信しているか
- 日程調整に月・日・曜日を省略せずに書いているか
- 時間は24時間表記になっているか
- 現職の会社のアドレスや、顔文字や記号の入ったアドレスを使っていないか
- メールに色文字や下線などの装飾をしていないか
- 添付ファイル名が「日付＋要件＋名前」になっているか
- 「御社」ではなく「貴社」と書いているか
- 相手の企業名や名前に間違いはないか
- 「ですます調」で書いているか
- 署名に「名前・住所・メールアドレス・電話番号」が全て書かれているか
- ホームページや資料で確認できることを尋ねていないか
採用担当者とのやりとりが不安な時は
「担当者とメールでうまくやりとりできるか不安」「メールを何本も書かないといけないから大変」という人には、無料で利用できる「転職エージェント」がおすすめです。採用担当者とのやりとりは、エージェントが代行してくれます。ほかにも、求人の紹介、履歴書や職務経歴書の添削、面接対策、入社の条件交渉など、転職活動の全体をサポートしてもらえます。
