ビジネス文書～文章の書き方と文章力の磨き方

　ビジネス文書とは、ビジネスをスムーズに進めるために作られる書類や文章のことです。

　情報を正確に共有することや、記録として残すことを目的に書かれます。そのため、多くの場合は形式が決まっています。作成に慣れるまでは大変かもしれませんが、ポイントを押さえれば、誰にでも書けるようになります。

　この記事では、ビジネス文書を書くときに役立つ、文章の書き方とテクニックを選りすぐって紹介します。なお、ビジネススキルの身につけ方については「ビジネススキルの身につけ方〜キャリアに必要なスキルを解説」の記事で紹介しています。

ビジネス文書とは

ビジネス文書の種類

　ビジネス文書は大きく分けると「書類」と「コミュニケーション」の2種類があります。それぞれに数多くの種類があり、それぞれに形式や特徴があります。

　なお、ビジネス文書の種類ごとの書き方は、次のページで紹介しています。

• 報告書の書き方は「分かりやすい「報告書」の書き方とは？一目で分かる伝え方と作成ポイント」の記事で解説しています。
• 提案書の書き方は「説得力のある「提案書」の書き方とは？パワーポイントでの作成例と構成の考え方」の記事で解説しています。
• 企画書の書き方は「理想的な「企画書」とは？簡潔に伝える書き方とポイント」の記事で解説しています。
• 社内メールの書き方は「的確に、でもライトでいい。「社内メール」で情報と気持ちを伝える方法」の記事で解説しています。

書き方が変わるだけで分かりやすくなる

　「伝える情報が全部書いてあれば、とりあえずいいでしょ？」そう考える人もいるかもしれません。まずは、次の例を見てください。

　この文章の書き手は、伝えるべき情報を全て伝えたつもりかもしれません。しかし、これで本当に伝わっているでしょうか。

• 文章が複雑で、何をすればいいのかが分からない
• 次回の会議の日程が「3/10（木）」なのか「3/17（木）」なのか分からない
• 「ボツになった商品データ」は、「全て削除してはならない」のか「一部を削除してもいい」のか分からない

　人によって文章のとらえ方が分かれてしまえば、対応にも違いが出てしまいます。場合によっては、ミスを誘発してしまうでしょう。それでは、次の文章ならどうでしょうか。

　この文章なら、情報が整理されているので、どのように行動すればいいか適切に伝わるでしょう。このように、伝わる文章が書ければ、情報確認の手間だけでなくミスを防ぐことができます。

　また、伝わる文章ができることはそれだけではありません。書き手の気持ちを少しだけ添えることで、相手を励ましたり、鼓舞したりもできます。

ビジネス文書を書くための準備

情報を整理する方法

　いきなり文章を書き出してしまうと、情報を繋いだだけの文章になりがちです。そうならないために、どの情報をどう伝えれば「相手にあったもの」になるのかを意識して、手元にある情報を整理するのです。この作業をすると「何をどこまで書くのか」「どのように書くのか」が自覚でき、グッと書きやすくもなります。次の3ステップで、情報を整理していきましょう。

読み手を明確にする

　ビジネス文書には、社内向けに書かれるものと、社外向けに書かれるのもがあります。

ビジネス文書を書くときに必要な心構え

　ビジネス文書は、情報を相手に伝えるために書きます。そのため、読み手が考えないければわからない文章にしないようにしましょう。　

　読み手が考えなくてはならない文章では、情報をうまく伝えることができません。そのような文章では、やりとりが何往復もかかってしまい、折り返しの電話がかかってくることにもなるでしょう。

　伝えたい情報を一度で伝えられれば、そのようなムダに時間を割くことはありません。業務には効率が求められます。だからこそ、形式が決まっていることが多く、伝わる文章作成のスキルが求められているのです。

　相手に伝わるよう意識して書けば、伝わる文章になります。もしも伝わらない文章になっていたとしても、読み直したときに気付けるようになります。

ビジネスで求められる文章の書き方

　ビジネス文書を書く時には、次のテクニックを使いましょう。そうすれば、情報をわかりやすく的確に伝えられるようになります。

5W2Hを意識する

　ビジネス文書では「5W2H」を意識しましょう。「5W2H」を意識すれば、情報に抜け漏れがあるかを確認でき、正確な情報を簡潔に伝えられるようになります。

いつ（When）	時期、時間
どこで（Where）	場所
だれが（Who）	対象者
なにを（What）	課題
なぜ（Why）	理由
どのように（How）	手段
いくらで（How Much）	予算、価格

PREPを意識する

　「文章は「起承転結」で書くものだ」と思っている人もいるかもしれませんが、ビジネス文書ではそうではありません。「PREP」はビジネス文書で使う型の1つです。「要点」「理由」「例」「要点」の順番で書けば、情報を的確に伝えられます。

　まず、一番伝えたい「要点」を書きます。結論が最初に来るので、読み飛ばされて情報が伝わらないといった事態が避けられます。また、「要点」の後に、「理由」や再度「要点」が書かれるので、説得力が上がります。

文章を簡潔にする

　伝わるビジネス文章にするには、文章を簡潔にすることが重要です。それには、次のようなポイントがあります。

　1文が長くなると、意味が伝わりにくくなります。1文は長くても60字以内に収め、「～なので」「～して」といった言葉を繰り返し使うことは避けましょう。

　1文に複数の要件が入っていると、何を伝えたいのか分かりにくくなります。1文には1つの事柄だけを入れるようにしましょう。

句読点の使い方を工夫する

　「、」「。」といった句読点をうまく使うと、分かりやすい文章になります。

　「主題」や「理由・条件・目的」の後に「、」を入れると、「主題」「理由・条件・目的」が分かりやすくなります。また、「実は」「ただし」のような「文章のつなぎ」の後に「、」を入れると、文章の展開がつかみやすくなり、読みやすい文章になります。

情報は具体的に書く

　情報を正確に伝えるには、あいまいな部分がなく、具体的に書くことが大切です。

　「たくさん」「数cm」「それ」「良い」「かわいい」「とても」といった言葉は、人によって受け取り方が変わります。情報を正確に伝えるには、そのようなあいまいな言葉を避けて、具体的に書くようにしましょう。

専門用語を避ける

　専門用語は、使わずに言い換えるか、専門用語の意味を説明するようにしましょう。

　読む相手によって、専門用語は伝わらない可能性があります。文章を書き上げたら、読む人が内容を理解できるかを確認しながら読み返しましょう。

否定表現を避ける

　否定表現を使いすぎると、誤解を招きやすいので注意が必要です。なるべく肯定文で書くようにしましょう。

　文章は肯定文で書くようにし、否定表現は「してはいけないこと」を示す時に使うようにしましょう。そうすれば、禁止・制限・注意を効果的に伝えられます。

視覚的な見せ方を工夫する

　図や箇条書きなどを使えば、情報が視覚的に分かりやすくなります。

　箇条書きは、情報が多いと分かりにくくなります。項目7つを超えるときは、項目を分けたり、優先順位が高いものから順に書くようにしましょう。

書いた文章をチェックする

　文章を書き上げたら、確認をしましょう。客観的に見て、誤字脱字がないか、読み手に正しく伝わるかをチェックします。

　Wordを使えば、文章を書きながら文章チェックができるので便利です。Wordの「校閲」から「スペルチェックと文章校正」をクリックすると、文法のミスや誤字脱字が表示されます。

　さらに、チェックを厳しくしたいときには、チェックレベルのカスタマイズもできます。Windowsの場合は、「ファイル」→「オプション」→「文章校正」から、Macの場合は、「Word」→「環境設定」→「文章校正」で、スペルチェックのカスタマイズ画面が出ます。

　これは、ビジネス文書に限らず、転職関連の文書や副業関連の文書など、間違えてはならない文章を書くときには使って確認しましょう。なお、成功させる転職活動の進め方は「転職を成功させる転職活動」で紹介しています。

　また、文章をチェックしてくれる専用ツールもあります。「文賢 」は、誤字脱字や文法の誤りだけではなく、差別用語や重複表現、言葉の誤用を指摘してくれます。さらに、より分かりやすい文章にするためのアドバイス機能や文章表現の提案機能などもあり、文章力が自然とアップします。

意図が伝わるタイトルをつける

　ビジネス文書のタイトルは、どういったことが書かれているのか分かるものを設定しましょう。

　まず、何についてのビジネス文書なのか、「内容」を決めます。例えば、商品発送に関する文書なら、内容は「商品発送」です。

　次に、ビジネス文書の「目的」を決めます。何かを知らせるための文書なら、目的は「お知らせ」「ご通知」になります。この2つを組み合わせれば「商品発送のお知らせ」というタイトルになります。ちなみに、目的は、ある程度型が決まっていて、主に次のようなものがあります。

読めば分かる文章を書くためのポイント

　ビジネス文章の理想は「読めば分かる」です。前に戻って読み返したり、読んだ後に何をするのかを考えさせる文章は、「読めば分かる」文章ではありません。「読む」と「分かる」が同時の文章こそが理想の文章なのです。そのような「読めば分かる」文章をにするためのポイントは、次の2つです。

読み手のことを考えて書く

　1つ目のポイントは「伝える相手」の立場で書くことです。常に、これを読んで「理解できるか」を考えながら書いていきましょう。相手によって知識・常識・気持ちは違います。これを読んで「どう思うか」を配慮することも大切です。

シンプルな文章を意識しながら書く

　文章は長くなればなるほど、分かりにくい文章になります。また、聞きなれない用語や回りくどい表現は、読み手に考えさせる原因になります。「伝わる」文章の秘訣は、できる限りシンプルな文章を心がけることです。

さらに文章力を磨くために

　ビジネス文書は、型を知っていれは、ある程度は書けます。しかし、文章力を磨けば、より分かりやすいビジネス文書が書けるようになります。ここでは、文章力に磨きをかける方法を紹介します。